資料作成している時に手が止まってしまう・・・
また、どんな内容を書いていいのかわからない・・・
今回はこんな場合の資料が止まってしまう場合の対処方法について書いていきます。
こんな方におすすめ
- 提案資料が作成できない人
- 資料作成に時間ばかりかかってしまう人
- 資料を作成することが手段ではなく目的になってしまう人
今回の目的
資料が簡単に作成できるようになる
今回のポイント
- 迷ったときは資料作成する目的を見直すこと
迷った時は資料を作成する目的を見直すべし
その資料を作成している理由はなんでしょうか？
これは「上司に言われたから」などではなく、「どのような目的で作成しているか？」を問いかけています。
現状の問題は資料作りのための資料を作っていること
禅問答みたいですが、資料作りが目的になっていることはないでしょうか？
いつの間にか手段が目的に変わっているという状態です。
SEあるあるなのですが、無茶振りで「資料作っといて」と言われることがあります。
その結果、「誰も喜ばない資料」が出来上がることが多々あります。
僕自身が長い間このような資料の作り方をしていました。
そして「なんのためにその資料を作ったの？」とか「見ても何が言いたいのかよくわからない」と言われたものでした。
※一番つらかったのは、資料を読んだ人から「で？」と言われたときでしたが・・・
こういった内容は研修だと悪い例として出されます。
そして「指示する人が悪い！」とか「受け手が目的を聞いていないから悪い！」とか色々と考えることがあるでしょう。
しかしそんな評論家のような内容を議論しても意味がありません。
マイナスのことを考えるとどんどんマイナスのオーラが引き寄せられるので、良い方向に進めるように頭を切り替えましょう。
誰に何をしてもらうのかがわかるだけで50%は資料ができている
適当な指示を出す人は置いておいて、受け手側としても自分が楽しめるように一度考えると良いでしょう。
まず最初に資料を作る目的から考えてみましょう。
資料を作るということは、何かしらの理由があります。
その理由で1番大事な事は「誰かに何かをしてもらうこと」です。
例えば物を販売する場合、提案資料を発表した結果として購入してもらうように仕向ける必要があります。
目的がわかった状態で資料を作ることで、必要な情報だけを書いていくことができるのです。
誰に何をしてもらうかが決まった後はストーリーを作る
今まで、資料を作成しながら構成を考えているということはなかったでしょうか。
一度資料を作成する前に、どのように話を進めるかのストーリーを考えることをお勧めします。
何故ストーリーが必要なのでしょうか。
それはストーリーがなければ押し付けられたと感じてしまうからです。
具体例を挙げて考えてみましょう。
あなたがもう少しお金が欲しいと思う人だったとします。
営業電話で、「節税対策で投資用マンションがあります！」「不労所得で稼げます！」と言われて買うでしょうか？
まず電話を切ることを考えるでしょう。
いきなり電話がかかってきても迷惑ですよね。
余談ですが
最近では「電話帳ナビ - 迷惑電話情報」というアプリがあるので使ってみると回避できますよ
このような不動産の営業電話は迷惑と感じたことありませんか？
しかし資料作成において上記と同じようなことをやってしまっているのです。
「当社の商品はｘｘがウリです！」
「あなたの悩みを解決できます」
それでは、ストーリーがしっかりしている手法とはどのような方法でしょうか？
僕自身は凄いと感じているのが、「ジャパネットたかた」です。
基本的に家電についてはどこで買っても同じです。
しかもジャパネットたかたで扱っている商品は型落ち品だったりすることも多いのに・・・です。
しかし、何故だかジャパネットたかたで見た商品は欲しくなったりしませんか？
僕の父はよくジャパネットたかたで商品を買っていました。
僕に「この商品を買いたいんだけどどう思う？」と聞いてきて、あまり安くないよ？と伝えても次の日には買ってたりします。
それくらいストーリーというものは強い力を持っています。
時間がなければ次の資料作成時に考えてみるのでもよいのです。
早く無駄な資料作りから卒業できるようにしましょう。
ストーリーができれば、間違っていてもいいので思い切って楽しく作る
ストーリーができてしまえば、間違っているかあまり気にせずにどんどん楽しく作りましょう。
資料は意外と自分の感情がかなり反映されることを知っているでしょうか。
嫌だと思いながら作成している資料は読みづらく、論点がどこにあるのかもわかりません。
逆に生き生きとした感情で作成した資料は、どこか楽しそうな印象を受けるものです。
小さな文字でアレコレ書かれるよりも、「元気100倍！！」と書いてある方が元気になれそうな気がしませんか。
資料が作れない場合は情報と経験が足りない
ここまで読んでいただいていざ資料を作ろうと思っても、やっぱり資料を作っていいのかわからない・・・ということはあります。
だから全く気にしなくてもいいんです。
そんな場合に足りないのは資料を上手に作成する力とかコツではありません。
必要なのは「情報」か「経験」です。
情報の視点で言うと、資料をみるターゲットの状況は何を欲しているかがわかっていないのです。
逆に言えば、ターゲットの困っていることや欲している事がわかれば、解決することだけを出してあげれば良い。
例えば好きな子とのデートの場合で考えてみましょう。
同じ経験値であれば、相手が何が好きなのか知っているとデートプランもたてやすいでしょう。
また経験の視点で言うと、少ない情報からターゲットが欲しているものを推測したり情報を得ることができたりします。
ここでいう経験は「知識」と置き換えても良いでしょう。
※センスもあるかもしれませんが、センスは経験で磨かれますので大丈夫ですよ。
やたらと営業で数字を上げてくる人はいないでしょうか？
その人は情報を持っているか経験豊富なのですね。
まとめ：ターゲットを決めてストーリーを作ろう
資料作りで手を止めてしまうことはないか？
というテーマで今回は書いていきました。
これは僕自身が資料作成で止まって暗くなっていた経験から、もっと明るく考えようと思えるようになったきっかけでもあります。
少しでも参考になれば幸いです。
ポイント
- 迷ったときは資料作成する目的を見直す
